Ein Programmkomitee sitzt an einem Nachmittag über zweihundert Einreichungen, hat vierzig Plätze und liest jeden Vorschlag im Schnitt zwei Minuten. In diesen zwei Minuten fällt die Entscheidung, und sie fällt anhand von drei Feldern: Titel, Kurzbeschreibung, Angabe zum Publikum.

Wer das weiß, schreibt anders. Nicht besser im Sinne von schöner, sondern präziser im Sinne von entscheidbar. Die meisten abgelehnten Vorschläge scheitern nicht am Thema, sondern daran, dass niemand daraus ablesen konnte, was in dem Vortrag tatsächlich passieren wird.

Nachstehend steht, wie ein Programm entsteht, was ein Komitee bewertet, wie ein Vorschlag aufgebaut wird und in welcher Reihenfolge man sich über kleine Formate an größere Bühnen heranarbeitet. Dazu die Ablehnungsgründe, die sich vermeiden lassen, und die, die man hinnehmen muss.

Vom Meetup auf die Konferenzbühne

• Ausgangspunkt: ein Thema, an dem man selbst gearbeitet hat, nicht eines, das man recherchiert hat.
• Erste Stufe: lokale Treffen und Unkonferenzen, ohne Auswahlverfahren.
• Zweite Stufe: regionale Fachtage und kleinere Konferenzen mit offenem Aufruf.
• Dritte Stufe: überregionale Konferenzen mit Programmkomitee.
• Einreichung: Titel, drei Sätze, Zielgruppe, Niveau, Format, kurze Vorstellung.
• Fristen: Aufrufe enden Monate vor der Veranstaltung, häufig ein halbes Jahr.
• Quote: Ablehnung ist der Normalfall, auch bei guten Vorschlägen.

Wie ein Programm tatsächlich entsteht

Am Anfang steht ein Aufruf zur Einreichung mit einer Frist. Danach sichtet ein Komitee die Vorschläge, bewertet sie meist unabhängig voneinander in mehreren Durchgängen und trifft sich zu einer Sitzung, in der aus der Bestenliste ein Programm gebaut wird.

Der zweite Teil ist der, den Einreichende unterschätzen. Aus der Bestenliste wird kein Ranking abgearbeitet, sondern ein Stundenplan gefüllt. Es braucht Einstiegsthemen und tiefe Themen, verschiedene Fachgebiete, unterschiedliche Formate und eine Verteilung über die Räume und Tage.

Daraus folgt eine unangenehme Wahrheit: Ein sehr guter Vorschlag kann abgelehnt werden, weil bereits zwei ähnliche Vorschläge angenommen wurden. Das ist keine Bewertung der Arbeit, sondern eine Folge der Programmgestaltung.

Viele Veranstaltungen halten außerdem Plätze für eingeladene Vortragende frei, die gar nicht am Aufruf teilnehmen. Wer die Zahl der offenen Plätze kennt, schätzt seine Aussichten realistischer ein. Eine allgemeine Einordnung des Verfahrens gibt der Artikel zum Call for Papers.

Was ein Programmkomitee bewertet

Bewertet werden in der Regel vier Punkte. Erstens die Passung zum Thema der Veranstaltung, zweitens die Neuheit oder Eigenständigkeit des Beitrags, drittens die Nachvollziehbarkeit des Vorschlags und viertens die Erwartung, dass die Person das auch vortragen kann.

Der dritte Punkt hat das größte Gewicht und wird am wenigsten beachtet. Nachvollziehbar heißt: Aus der Beschreibung geht hervor, was die Zuhörenden am Ende wissen oder können, und mit welchen Schritten der Vortrag dorthin kommt.

Der vierte Punkt entscheidet bei unbekannten Namen häufig über den letzten freien Platz. Ein Hinweis auf frühere Auftritte, eine Aufzeichnung, ein Vortrag bei einem lokalen Treffen: Das nimmt dem Komitee das Risiko, und Risiko ist der Grund, weshalb bekannte Namen bevorzugt werden.

Nicht bewertet wird die Stellenbezeichnung. Ein Vorschlag von jemandem mit klangvollem Titel, aber ohne erkennbaren Inhalt, fällt in ernsthaften Komitees durch. Umgekehrt kommt ein Beitrag aus einem Betrieb mit zwölf Personen durch, wenn dort etwas gemacht wurde, das andere interessiert.

Call for Papers Speaker: was in die Einreichung gehört

Eine Einreichung besteht fast immer aus denselben Bausteinen, und jeder hat eine Aufgabe. Der Titel entscheidet, ob überhaupt gelesen wird. Die Kurzbeschreibung entscheidet über die Bewertung. Die Angaben zu Publikum und Niveau entscheiden über die Einordnung ins Programm.

Dazu kommen häufig eine längere Beschreibung für das Komitee, eine kurze Vorstellung der Person und Angaben zu Format und Dauer. Manche Veranstaltungen verlangen eine Gliederung, andere eine Aufzeichnung eines früheren Vortrags.

Die häufigste Schwäche ist die Verwechslung von Ankündigung und Werbung. Eine Beschreibung, die drei Fragen stellt und keine beantwortet, wirkt spannend und ist unbewertbar. Das Komitee muss wissen, was drin ist, das Publikum später auch.

Die zweithäufigste Schwäche ist der verkappte Produktvortrag. Er wird zuverlässig erkannt, weil ein Produktname im Titel steht oder weil die Beschreibung ab dem zweiten Satz von einer Lösung spricht. Auf den meisten Fachkonferenzen führt das zur sofortigen Aussortierung.

Das Thema: was gefragt ist und was nicht

Gefragt sind drei Arten von Beiträgen. Erstens der Erfahrungsbericht: Wir haben das gemacht, so lief es, das würden wir anders machen. Zweitens der Vergleich: Zwei Wege, dieselben Kriterien, ein Ergebnis. Drittens die Einführung in ein Gebiet für Leute, die daneben arbeiten.

Nicht gefragt sind Überblicke ohne eigene Erfahrung, Zusammenfassungen frei verfügbarer Dokumentation und Vorträge über ein Thema, das gerade in aller Munde ist, ohne eigenen Zugang dazu. Von der letzten Sorte bekommt jedes Komitee Dutzende.

Der beste Ausgangspunkt ist deshalb die eigene Arbeit der letzten sechs Monate. Was hat länger gedauert als geplant, was ist schiefgegangen, wo gab es eine überraschende Lösung? Diese Fragen führen zu Themen, die sonst niemand einreicht.

Gescheiterte Vorhaben sind besonders wertvoll und werden selten eingereicht, weil sie unangenehm sind. Genau deshalb sind die Säle voll: Ein ehrlicher Bericht über einen Fehlschlag ist für die Zuhörenden nützlicher als der zwanzigste Erfolgsbericht. Der Blick darauf, was danach bleibt, steht im Beitrag über die Vermittlung eigener Vorhaben.

Der Titel und die drei Sätze darunter

Ein Titel hat sechs bis zehn Wörter und sagt, worum es geht. Wortspiele funktionieren nur, wenn daneben klar wird, was passiert; allein stehend kosten sie den Platz. Zwei Doppelpunkte in einem Titel sind ein Zeichen dafür, dass der Inhalt noch nicht sortiert ist.

Die Kurzbeschreibung besteht aus drei Sätzen mit klaren Aufgaben. Der erste benennt das Problem in der Sprache derer, die es haben. Der zweite sagt, was gemacht wurde. Der dritte sagt, was die Zuhörenden mitnehmen.

Ein häufiger Fehler ist der Konjunktiv. Sätze darüber, was man beleuchten möchte und worauf ein Blick geworfen werden soll, verwässern die Aussage. Präsens und Aktiv wirken schlicht und sind entscheidbar.

Vor dem Absenden hilft ein einfacher Test: Die Beschreibung wird jemandem aus einem anderen Fach gezeigt. Wenn diese Person sagen kann, was sie nach dem Vortrag wissen würde, ist der Text fertig. Wenn nicht, fehlt der dritte Satz.

Zielgruppe, Niveau und Format

Die Angabe zum Publikum ist keine Formalie, sondern der Punkt, an dem das Komitee den Vorschlag in den Stundenplan einsortiert. Wer alle anspricht, spricht niemanden an und landet im Stapel der schwer platzierbaren Beiträge.

Brauchbar ist eine Angabe wie: für Personen, die seit ein bis zwei Jahren in diesem Feld arbeiten und bereits mit dem Verfahren gearbeitet haben. Damit weiß das Komitee, in welchen Block der Beitrag passt, und das Publikum später, ob es richtig sitzt.

Das Format sollte zur Sache passen. Ein Erfahrungsbericht braucht eine halbe Stunde, eine Einführung mit Übung braucht einen Workshop mit anderthalb Stunden, eine kontroverse These verträgt ein kurzes Format mit anschließender Diskussion.

Viele Aufrufe bieten mehrere Formate an, und die kürzeren sind weniger umkämpft. Ein Kurzvortrag ist für den Einstieg oft die bessere Wahl als der Hauptvortrag, weil die Ablehnungsquote niedriger liegt und die Bühne dieselbe ist.

Fristen, Aufwand und der Kalender

Aufrufe enden häufig ein halbes Jahr vor der Veranstaltung, bei größeren Konferenzen noch früher. Wer im Frühjahr auf eine Herbstkonferenz will, ist meist zu spät und muss auf das nächste Jahr planen.

Der Aufwand teilt sich ungleich. Die Einreichung kostet ein bis zwei Stunden, die Vorbereitung eines dreißigminütigen Vortrags mehrere Tage, verteilt über Wochen. Wer beides zusammen einplant, reicht weniger und besser ein.

Eine praktische Empfehlung ist die Themenschublade: eine Datei, in der über das Jahr Beobachtungen, Probleme und Lösungen aus der eigenen Arbeit gesammelt werden. Wenn ein Aufruf erscheint, entsteht die Einreichung daraus in einer Stunde statt aus dem Nichts an einem Abend.

Sinnvoll ist außerdem, denselben Vorschlag mehrfach einzureichen. Ein Thema, das bei einer Konferenz abgelehnt wurde, passt bei der nächsten in den Stundenplan. Zwei bis vier Einreichungen pro Jahr sind ein realistischer Rhythmus neben einem Vollzeitberuf.

Die Einreichung in acht Schritten

1. Thema aus der eigenen Arbeit wählen. Etwas, das man selbst gemacht hat und erklären kann, ohne nachzuschlagen.
2. Aufruf vollständig lesen. Themenschwerpunkte, Formate, Fristen, Bedingungen zu Reise und Aufzeichnung.
3. Frühere Programme ansehen. Was lief in den letzten zwei Jahren, damit man nicht dasselbe anbietet.
4. Titel und drei Sätze schreiben. Problem, eigenes Vorgehen, Ertrag für die Zuhörenden.
5. Gliederung anlegen. Fünf bis sieben Punkte mit ungefährer Minutenzahl, auch wenn sie nicht verlangt wird.
6. Angaben zu Publikum und Niveau ergänzen. Konkret, nicht umfassend.
7. Gegenlesen lassen. Eine fachfremde Person auf Verständlichkeit, eine fachnahe auf Substanz.
8. Vor der Frist absenden. Nicht am letzten Tag, weil Einreichungssysteme unter Last ausfallen.

Der dritte Schritt spart die meiste Arbeit. Wer sieht, dass das eigene Thema im Vorjahr auf derselben Bühne lief, spart sich die Einreichung und findet den Anschlussgedanken, der noch fehlt.

Die häufigsten Ablehnungsgründe

Erstens: Aus der Beschreibung geht nicht hervor, was im Vortrag passiert. Das ist der mit Abstand häufigste Grund und der einzige, der sich vollständig vermeiden lässt.

Zweitens: Das Thema passt nicht zum Schwerpunkt der Veranstaltung. Auch das ist vermeidbar, indem man den Aufruf und das Vorjahresprogramm liest, statt eine vorbereitete Einreichung überall zu verschicken.

Drittens: zu viel Werbung. Ein Vortrag, der auf ein Produkt hinausläuft, wird aussortiert, auch wenn der Inhalt sonst tragen würde. Wer über die eigene Arbeit spricht, nennt Werkzeuge, wo es nötig ist, und stellt sie nicht ins Zentrum.

Viertens: Doppelung im Programm. Nicht vermeidbar und kein Qualitätsurteil. Fünftens: kein Platz. Ebenfalls nicht vermeidbar. Wer nach einer Absage nachfragt, bekommt in vielen Fällen eine kurze Begründung, und diese Begründung ist die wertvollste Rückmeldung im ganzen Verfahren.

Der Weg über kleine Formate

Die erste Bühne ist fast immer ein lokales Treffen ohne Auswahlverfahren. Dort spricht man vor zwanzig Personen, bekommt unmittelbare Rückfragen und merkt, welche Teile des Vortrags nicht funktionieren. Wie solche Reihen ablaufen, beschreibt der Beitrag über regelmäßige Treffen und ihren Nutzen.

Die zweite Stufe sind Unkonferenzen und regionale Fachtage. Dort gibt es ein Publikum aus verschiedenen Häusern, aber noch kein hartes Auswahlverfahren. Der Vortrag wird dabei ein zweites Mal geschliffen, und man sammelt die erste vorzeigbare Erfahrung.

Die dritte Stufe sind Konferenzen mit Aufruf und Komitee. Hier zählt, dass man den Vortrag bereits zweimal gehalten hat: Die Beschreibung ist präziser, die Gliederung erprobt, und im Einreichungsformular steht ein Hinweis auf frühere Auftritte.

Diese Reihenfolge dauert typischerweise ein Jahr und verkürzt sich nicht durch Ehrgeiz. Sie hat außerdem einen Nebeneffekt: Wer bei kleinen Formaten auftritt, wird von Menschen gesehen, die selbst in Komitees sitzen. Der Vergleich der Formate steht im Beitrag über den sinnvollen Umgang mit Konferenzen.

Kleine und große Bühne im Vergleich

Merkmal	Lokales Treffen	Konferenz mit Komitee
Zugang	Anmeldung genügt	Auswahlverfahren mit Frist
Vorlauf	Wochen	Monate bis ein halbes Jahr
Publikum	klein, regional, gemischt	groß, überregional, fachlich sortiert
Rückfragen	direkt und ausführlich	kurz, oft erst in der Pause
Aufwand je Auftritt	gering	hoch, mit Einreichung und Reise
Ertrag	Übung und lokale Kontakte	Sichtbarkeit im Fach
Risiko	gering	Absage ist der Normalfall

Die letzte Zeile gehört vor die erste Einreichung gelesen. Wer eine Ablehnung als Urteil über die eigene Arbeit versteht, hört nach zwei Versuchen auf, und genau daran scheitern die meisten Anläufe. Eine Einordnung des Formats gibt der Artikel zur Konferenz.

Reisekosten, Honorar und was üblich ist

Die Praxis ist uneinheitlich, und genau deshalb gehört sie vor der Zusage geklärt. Manche Veranstaltungen übernehmen Reise und Unterkunft, manche nur den Eintritt, manche nichts. Ein Honorar ist bei Fachkonferenzen die Ausnahme, bei Wirtschaftsveranstaltungen häufiger.

Diese Angaben stehen meist im Aufruf. Fehlen sie, wird vor der Zusage gefragt, und zwar schriftlich. Eine Zusage, die man später wegen der Kosten zurückzieht, kostet mehr an Ansehen als eine ausgebliebene Einreichung.

Zusätzlich lohnt der Blick auf die Bedingungen zur Aufzeichnung: ob mitgeschnitten wird, wo veröffentlicht wird und welche Rechte eingeräumt werden. Wer Inhalte aus dem eigenen Betrieb zeigt, klärt vorher intern, was gezeigt werden darf, und im Zweifel juristisch, was in der Rechteeinräumung steht.

Häufige Fragen

Muss man ein bekannter Name sein?

Nein, aber man muss das Risiko für das Komitee klein machen. Ein Hinweis auf zwei frühere Auftritte, eine Aufzeichnung oder eine Empfehlung aus dem Umfeld wiegt mehr als jede Stellenbezeichnung.

Wie viele Einreichungen sind sinnvoll?

Zwei bis vier im Jahr, sorgfältig geschrieben, schlagen zwanzig verschickte Vorlagen. Bei mehreren Vorschlägen an dieselbe Veranstaltung sollten sich die Themen deutlich unterscheiden.

Darf man denselben Vortrag mehrfach halten?

In der Regel ja, sofern nichts anderes vereinbart ist. Einige Veranstaltungen wünschen Erstaufführungen; das steht dann im Aufruf. Der zweite und dritte Durchgang sind meist die besseren.

Was tun, wenn keine Rückmeldung kommt?

Nach der im Aufruf genannten Frist einmal freundlich nachfragen. Kommt weiterhin nichts, ist die Sache erledigt, und der Vorschlag geht zur nächsten Veranstaltung.

Lohnt sich das für ein kleines Unternehmen überhaupt?

Als Personalgewinnung und als Fachsichtbarkeit häufig mehr als jede Anzeige. Als Vertriebskanal kaum, weil ein werblicher Vortrag genau das verhindert, was er erreichen soll.

Wie geht man mit Lampenfieber um?

Durch Wiederholung und durch Vorbereitung der ersten drei Minuten, die wörtlich geübt werden. Danach trägt die Sache. Kleine Formate mit zwanzig Zuhörenden sind dafür der bessere Übungsort als jede Rhetorikschulung.

Der Weg auf die große Bühne führt über zwei kleine, und die Einreichung entscheidet sich in zwei Minuten Lesezeit. Wer sein Thema aus der eigenen Arbeit nimmt, es in drei Sätzen entscheidbar macht und die Absage einkalkuliert, steht früher oder später im Programm.