Am Morgen hängt an der Wand ein leeres Raster: Räume in den Spalten, Zeitfenster in den Zeilen. Zwei Stunden später ist es voll, und zwar mit Themen, die niemand vorher kannte. Genau das ist der Unterschied zu jeder Konferenz, für die vor sechs Monaten ein Programmkomitee getagt hat.

Wer zum ersten Mal auf eine solche Veranstaltung geht, erlebt den Morgen häufig als Unruhe: Es gibt kein Programm, keine Bühne und keine Liste der Vortragenden. Die Struktur ist trotzdem vorhanden, sie entsteht nur später als gewohnt und sie entsteht durch die Anwesenden.

Was folgt, ist der Ablauf eines solchen Tages vom Einlass bis zur Abschlussrunde, die Rollen der Beteiligten, die Regeln, die fast überall gelten, und eine Anleitung für die erste eigene Session. Auch für Menschen, die noch nie vor einer Gruppe gesprochen haben.

Was an einem solchen Tag passiert

• Einlass: Ankommen, Namensschild, Kaffee, kein Programm.
• Vorstellungsrunde: jede Person mit Namen und drei Schlagworten.
• Sessionplanung: Vorschläge werden vorgestellt und in ein Raster eingehängt.
• Sessionblöcke: meist vier bis sechs, je etwa fünfundvierzig Minuten.
• Rollen: keine Zuschauer, sondern Teilgebende, auch ohne eigene Session.
• Dokumentation: ein gemeinsames Schreibdokument je Session.
• Abschluss: kurze Runde, was hängen geblieben ist.

Woher das Format kommt und was es ersetzt

Das Format entstand aus der Unzufriedenheit mit Konferenzen, deren Programm lange vorher feststeht und deren interessanteste Gespräche in den Pausen stattfinden. Die naheliegende Konsequenz war, die Pause zum Programm zu machen.

Daraus ergibt sich eine andere Verteilung von Aufwand. Ein klassischer Veranstalter investiert Monate in Programmplanung, Absprachen mit Vortragenden und Ablauf. Ein Veranstalter einer Unkonferenz investiert in Raum, Verpflegung, Technik und Moderation, und überlässt den Inhalt dem Tag selbst.

Das ersetzt keine Fachkonferenz mit Vorträgen von Menschen, die man sonst nicht hört. Es ersetzt die mittelmäßige Konferenz, deren Vorträge man auch nachlesen könnte, und es liefert etwas, das ein Vortrag nicht kann: Gespräche mit Leuten, die dasselbe Problem gerade selbst haben. Eine Einordnung des Formats gibt der Überblick zum Barcamp.

Barcamp Ablauf: der Morgen entscheidet über den Tag

Die erste Stunde ist die einzige, in der alle zusammen im selben Raum sind, und sie erfüllt drei Zwecke. Sie stellt die Anwesenden vor, sie erzeugt die Themen, und sie stellt die Regeln her, nach denen der Rest des Tages läuft.

Wer erst zum zweiten Block dazukommt, hat all das verpasst und findet sich schwer zurecht. Der Rat, den erfahrene Teilnehmende weitergeben, lautet deshalb ausnahmslos: pünktlich sein, auch wenn es formal nichts zu verpassen gibt.

Die Moderation dieser Stunde ist die einzige feste Rolle des Tages. Sie erklärt den Ablauf, hält die Vorstellungsrunde kurz und sorgt dafür, dass die Sessionplanung nicht in Diskussion übergeht. Danach tritt sie zurück und taucht erst zur Abschlussrunde wieder auf.

Die Vorstellungsrunde und die drei Schlagworte

Jede Person nennt ihren Namen, gegebenenfalls den Kontaktnamen im Netz, und drei Begriffe, die beschreiben, womit sie sich beschäftigt. Nicht der Beruf, nicht der Arbeitgeber: Begriffe, an die andere andocken können.

Der Zweck ist praktisch. Bei achtzig Anwesenden merkt sich niemand achtzig Namen, aber jeder merkt sich zwei oder drei Begriffe, die zu einer eigenen Frage passen. In der ersten Pause wird genau danach gesucht.

Für Menschen, denen das unangenehm ist, gilt: Die Runde dauert je Person wenige Sekunden, sie wird nicht bewertet, und sie ist der einzige Moment, in dem alle sprechen müssen. Wer die Begriffe vorher aufschreibt, hat den Teil erledigt. Warum das für viele trotzdem die Hürde ist, behandelt der Beitrag über den ersten Eindruck beim Networking.

Die Sessionplanung am Sessionboard

Wer eine Session anbieten will, meldet sich, geht nach vorn und stellt sie in zwei Sätzen vor: Titel, worum es geht, und in welcher Form. Danach wird per Handzeichen abgefragt, wie viele Interesse hätten.

Diese Abfrage ist keine Abstimmung über Zulassung, sondern eine Größenschätzung für die Raumzuteilung. Sessions mit wenigen Interessierten finden trotzdem statt, nur in einem kleineren Raum. Das wird zu Beginn gesagt, weil sonst niemand ein spezielles Thema vorschlägt.

Anschließend wird der Vorschlag in eine freie Zelle des Rasters gehängt. Bei Überschneidungen zweier stark nachgefragter Themen verschiebt die Moderation, und wo zwei Vorschläge dasselbe meinen, werden sie zusammengelegt, meist mit beiden Anbietenden gemeinsam.

Wie aus Vorschlägen ein Raster wird

Das Raster hat so viele Spalten wie Räume und so viele Zeilen wie Zeitfenster. Bei vier Räumen und fünf Blöcken sind das zwanzig Zellen, und selten sind alle gefüllt.

Leere Zellen sind kein Mangel. Sie werden im Lauf des Tages nachbesetzt, häufig mit Themen, die aus einer vorherigen Session entstanden sind. Diese spontan entstandenen Sessions gehören regelmäßig zu den besten, weil sie eine offene Frage aufgreifen, die gerade mehrere Leute beschäftigt.

Für die Teilnehmenden heißt das: Das Raster wird nicht am Morgen abfotografiert und dann abgearbeitet, sondern vor jedem Block noch einmal angesehen. Wer das nicht tut, verpasst genau die Sessions, die es am Morgen noch nicht gab.

Umgekehrt gilt dasselbe für die eigene Planung. Wer sich am Morgen für fünf Blöcke festlegt, entscheidet auf Basis von Titeln, die er nicht einordnen kann, weil er die Anbietenden noch nicht kennt. Zwei Festlegungen und drei offene Blöcke führen erfahrungsgemäß zu einem besseren Tag als ein durchgeplanter Zeitplan.

Die Rollen: Teilgebende statt Zuschauer

Der Begriff wirkt konstruiert und beschreibt eine Erwartung, die tatsächlich besteht. Wer teilnimmt, bringt etwas ein, und das muss keine Session sein. Eine Frage, eine Erfahrung, ein Widerspruch, das Mitschreiben im gemeinsamen Dokument: Alles zählt.

Daraus folgt eine andere Sitzhaltung als bei einem Vortrag. In einer Session mit zwölf Personen und niemandem, der spricht, findet nichts statt. Der Anbietende ist nicht dafür verantwortlich, fünfundvierzig Minuten zu füllen, sondern dafür, eine Frage zu stellen und das Gespräch offen zu halten.

Wer das zum ersten Mal erlebt, empfindet die ersten Minuten als zäh. Das legt sich nach zwei oder drei Wortmeldungen, und meistens genügt eine Person, die den Anfang macht. Diese Rolle ist die unterschätzteste des ganzen Tages und die einfachste, in die man hineinwachsen kann.

Die Regeln, die fast überall gelten

Erstens: Wer redet, redet für sich, nicht für den Arbeitgeber. Zweitens: Was in einer Session an Vertraulichem gesagt wird, bleibt dort, sofern nichts anderes vereinbart ist. Drittens: Wer merkt, dass er in der falschen Session sitzt, geht, und das ist ausdrücklich erlaubt.

Die dritte Regel irritiert Menschen aus Konferenzzusammenhängen am meisten, ist aber der Kern des Formats. Weil das Gehen erlaubt ist, muss niemand aus Höflichkeit bleiben, und weil niemand aus Höflichkeit bleibt, sitzen in jeder Session nur Interessierte.

Viertens gilt bei fast allen Veranstaltungen ein Verhaltenskodex, der respektvollen Umgang beschreibt und benennt, an wen man sich bei Problemen wendet. Diese Regel wird zu Beginn genannt und ist keine Formalie; sie ist die Grundlage dafür, dass auch Menschen teilnehmen, die auf klassischen Veranstaltungen unterrepräsentiert sind.

Was eine gute Session von einem Vortrag unterscheidet

Eine Session, die als vierzigminütiger Vortrag mit Folien angelegt ist, funktioniert selten. Nicht weil Vorträge schlecht wären, sondern weil das Publikum in diesem Format auf Beteiligung eingestellt ist und die Zurückhaltung als Bruch erlebt.

Brauchbar ist ein anderes Verhältnis: fünf bis zehn Minuten Einleitung, danach Gespräch. Der Anbietende bringt die Frage mit, nicht die Antwort. Sessions, die mit „Ich habe da ein Problem und hätte gern Erfahrungen“ beginnen, gehören regelmäßig zu den vollsten.

Das gilt auch für Menschen mit tiefem Fachwissen. Eine Expertin, die zwanzig Minuten erklärt und danach fünfundzwanzig Minuten Fragen beantwortet, liefert mehr als eine, die fünfundvierzig Minuten spricht. Der Unterschied ist nicht die Menge des Wissens, sondern seine Passung zur Frage im Raum.

Die erste eigene Session anbieten

Der Schritt wirkt größer, als er ist. Die folgende Reihenfolge funktioniert auch beim ersten Mal.

1. Thema aus der eigenen Woche nehmen. Eine Frage, an der man gerade tatsächlich sitzt, ist besser als ein Thema, bei dem man sich sicher fühlt.
2. Titel als Frage formulieren. Sechs bis acht Wörter, die verständlich sind, ohne dass man das Fachgebiet kennt.
3. Drei Sätze vorbereiten. Was die Frage ist, warum sie einen beschäftigt, was man von der Runde wissen möchte.
4. Format ansagen. Gesprächsrunde, kurzer Einstieg mit Diskussion, oder gemeinsames Arbeiten an einem Beispiel.
5. Bei der Vorstellung kurz bleiben. Zwei Sätze am Sessionboard genügen, der Rest passiert im Raum.
6. Im Raum die erste Frage stellen. Danach reden andere, und die Aufgabe wird zur Moderation.
7. Mitschreiben lassen. Jemanden bitten, das gemeinsame Dokument zu führen, damit man selbst zuhören kann.

Drei Formate für Menschen ohne Vortragserfahrung

Das erste ist die offene Frage. Man bringt ein Problem mit, schildert es in drei Minuten und moderiert danach. Vorbereitung: fünfzehn Minuten. Risiko: gering, weil die Runde die Arbeit macht.

Das zweite ist der Erfahrungsbericht ohne Folien. Man erzählt, was man gemacht hat und was schiefging, und beantwortet danach Fragen. Das funktioniert besonders gut, wenn das Vorhaben nicht wie geplant lief, weil daraus mehr zu lernen ist als aus Erfolgen.

Das dritte ist die gemeinsame Arbeit an einem konkreten Fall. Man bringt ein Beispiel mit, das alle ansehen, und die Runde arbeitet daran. Dieses Format braucht am wenigsten Vortrag und liefert für den Anbietenden am meisten. Wer solche Formate selbst veranstalten will, findet die Aufwandsseite im Text über regelmäßige Treffen für Gründer.

Was man mitbringt, und was nicht

Mitgebracht werden ein Ladegerät, etwas zum Schreiben und eine Frage. Die Frage ist der wichtigste Gegenstand im Rucksack, weil sie darüber entscheidet, welche Sessions man auswählt und welche Gespräche in der Pause entstehen.

Nicht mitgebracht werden Verkaufsunterlagen und ein Auftritt im Vertriebsmodus. Das Format ist auf Austausch angelegt, und wer es als Kundenkontaktfläche behandelt, wird bemerkt, meist innerhalb der ersten Stunde. Das schließt Geschäft nicht aus, es kehrt nur die Reihenfolge um: erst nützlich sein, dann bekannt werden.

Sinnvoll ist außerdem, den Tag freizuhalten. Wer zwischen zwei Blöcken einen Kundentermin einschiebt, verpasst die spontan entstandenen Sessions und sitzt in der Abschlussrunde neben Leuten, deren Namen er nicht kennt. Ein halber Tag Unkonferenz ist etwa ein Viertel Unkonferenz.

Dokumentation: was nach dem Tag übrig bleibt

Bei den meisten Veranstaltungen gibt es je Session ein gemeinsames Schreibdokument, das während des Gesprächs gefüllt wird. Wer mitschreibt, wird zu Beginn kurz bestimmt, sonst schreibt niemand.

Diese Dokumente sind der eigentliche Ertrag. Eine Woche später erinnert sich niemand an die Argumente, aber die Stichpunkte samt Namen und Links stehen noch da. Wer sie am Abend selbst durchsieht und drei Punkte in die eigenen Notizen überträgt, hat den Tag verwertet.

Der zweite Ertrag sind die Kontakte, und die entstehen fast immer in Sessions, nicht in der Pause. Wer in einer Runde eine hilfreiche Antwort bekommen hat, sollte die Person noch am selben Tag ansprechen, nicht drei Wochen später. Was danach kommt, beschreibt der Beitrag über Netzwerke, die über Jahre halten.

Unkonferenz und Konferenz nebeneinander

Merkmal	Unkonferenz	Konferenz
Programm	entsteht am Morgen	steht Monate vorher
Auswahl der Themen	durch die Anwesenden	durch ein Komitee
Rolle im Raum	alle beteiligen sich	Vortrag und Publikum getrennt
Vorbereitung je Beitrag	gering	hoch
Planbarkeit für Teilnehmende	niedrig	hoch
Ertrag	Gespräche und Kontakte	Inhalte und Sichtbarkeit

Beide Formate haben ihren Platz, und die Wahl hängt vom Zweck ab. Wer ein Thema besetzen und vor Publikum sichtbar werden will, braucht die Bühne. Wer an einer offenen Frage arbeitet, bekommt in einer Session mehr brauchbare Hinweise als in fünf Vorträgen. Der Vergleich mit größeren Formaten steht im Beitrag über den sinnvollen Umgang mit Startup-Konferenzen.

Woran man ein schlecht organisiertes Barcamp erkennt

Erstens an einer Sessionplanung, die in eine Diskussion über Themen kippt. Wenn nach vierzig Minuten noch geredet wird, statt Zettel aufzuhängen, fehlt die Moderation, und der erste Block fällt praktisch aus.

Zweitens an Räumen, die nicht zum Format passen. Ein Hörsaal mit fest verschraubten Reihen erzeugt Vortragssituationen, egal was angekündigt war. Brauchbar sind Räume, in denen sich Stühle in einen Kreis stellen lassen.

Drittens an einem Programm, das doch vorher feststand, weil ein Sponsor zwei Sessions gesetzt hat. Das ist kein Weltuntergang, sollte aber offen gesagt werden. Wo es verschwiegen wird, sinkt die Bereitschaft, eigene Vorschläge zu machen, und damit verschwindet der Grund für das ganze Format.

Häufige Fragen

Muss man eine Session anbieten?

Nein. Erwartet wird Beteiligung, nicht ein eigener Beitrag im Raster. Viele bieten erst beim zweiten oder dritten Besuch etwas an, und das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme.

Was zieht man an?

Das, worin man einen Tag lang bequem sitzt und steht. Diese Veranstaltungen sind in der Regel deutlich informeller als Fachkonferenzen, und ein Anzug fällt eher auf als eine Jeans.

Wie findet man passende Veranstaltungen?

Über Fachgemeinschaften, Hochschulen, Coworking-Häuser und regionale Netzwerke. Viele finden jährlich am selben Ort statt und tragen den Ortsnamen im Titel. Wer eine Ausgabe besucht hat, erfährt die übrigen ohnehin von den Anwesenden.

Lohnt sich das auch ohne Fachgebiet?

Ja, und in mancher Hinsicht mehr. Wer aus einem anderen Feld kommt, stellt die Fragen, die im Fach niemand mehr stellt, und bekommt Antworten, die im eigenen Umfeld nicht verfügbar sind. Wichtig ist nur, das offen zu sagen statt es zu verbergen.

Wie viele Sessions besucht man an einem Tag?

Vier bis fünf sind üblich, und weniger ist oft besser. Wer nach jedem Block eine Pause einlegt und die Notizen sortiert, behält mehr als jemand, der jeden Block belegt und abends nichts mehr zuordnen kann.

Was tun, wenn die eigene Session leer bleibt?

Dann findet ein Gespräch zu dritt statt, und das ist häufig das ergiebigste Format des Tages. Kleine Runden erlauben konkrete Fragen, für die in einer Gruppe von zwanzig Personen kein Platz wäre.

Der Tag steht und fällt mit der ersten Stunde. Wer pünktlich kommt, drei Schlagworte parat hat und vor jedem Block noch einmal auf das Raster schaut, hat den Rest des Formats bereits verstanden.