Am Sonntagabend stehen sechs Teams auf der kleinen Bühne, das Preisgeld ist übergeben, die Fotos sind gemacht. Vier Monate später arbeitet niemand aus diesen Teams im veranstaltenden Unternehmen. Das ist kein Skandal, sondern der Normalfall, wenn die Veranstaltung als Marketingtermin geplant und als Personalgewinnung abgerechnet wird.

Die Frage ist trotzdem berechtigt, denn das Format bringt zwei Dutzend Entwicklerinnen und Entwickler für ein Wochenende an einen Tisch, unter Bedingungen, die ein Bewerbungsgespräch nie herstellt. Man sieht Menschen arbeiten, streiten, sich festfahren und wieder herauskommen. Das ist mehr Information als drei Interviews.

Dieser Beitrag rechnet das Format gegen den klassischen Kanal durch: welcher Aufwand tatsächlich anfällt, wovon die Teilnehmerqualität abhängt, welche Kennzahlen man vorher festlegt und ab wann sich die Rechnung dreht. Dazu die Punkte, an denen die Nachbereitung regelmäßig zusammenbricht.

Die Rechnung in sieben Zeilen

• Zweck festlegen: Einstellung, Sichtbarkeit oder Produktideen. Drei Zwecke, drei verschiedene Veranstaltungen.
• Hauptkosten: Arbeitszeit der eigenen Leute, nicht Raum und Verpflegung.
• Teilnehmerqualität: hängt an der Aufgabenstellung, kaum am Preisgeld.
• Betreuung: mindestens eine fachliche Ansprechperson je acht Teams, durchgehend.
• Vorlauf: acht bis zwölf Wochen Vorbereitung, davon der größte Teil für die Aufgabe.
• Ertrag: Einstellungen kommen später als erwartet, meist über Monate verteilt.
• Vergleichsgröße: Kosten je Einstellung und Zeit bis zur Besetzung, für beide Kanäle gleich gerechnet.

Was das Format als Personalkanal leisten kann

Der Vorteil liegt in der Beobachtungslage. In einem Gespräch beschreiben Menschen, wie sie arbeiten. An einem Wochenende arbeiten sie, und zwar unter Zeitdruck, in einem fremden Team und mit einer Aufgabe, die niemand vorbereitet hat. Wer dabei zusieht, sammelt Beobachtungen, die kein strukturiertes Interview liefert.

Der zweite Vorteil ist die Umkehrung der Richtung. Im klassischen Verfahren bewirbt sich jemand und wird geprüft. Hier arbeitet jemand freiwillig zwei Tage in der Nähe eines Unternehmens und prüft es dabei selbst. Das erreicht Menschen, die auf keine Anzeige reagieren, weil sie nicht suchen.

Der dritte Vorteil betrifft die eigene Mannschaft. Wer als Betreuerin oder Betreuer ein Wochenende mitarbeitet, lernt die eigenen Werkzeuge aus fremder Perspektive kennen. Regelmäßig fällt dabei auf, wie schwer die eigene Schnittstelle zu verstehen ist, wenn niemand danebensteht.

Der Nachteil ist ebenso deutlich: Das Format erreicht bestimmte Gruppen kaum. Wer Betreuungspflichten hat, am Wochenende arbeitet oder weiter weg wohnt, kommt nicht. Ein Kanal, der ein ganzes Wochenende voraussetzt, filtert vorher, und dieser Filter hat nichts mit Fähigkeit zu tun.

Die Aufwandsseite: was wirklich anfällt

Raum, Verpflegung, Technik und Preise sind der sichtbare Teil und meistens der kleinere. Der größere Teil ist Arbeitszeit, und die verteilt sich auf drei Phasen, die im ersten Anlauf fast immer unterschätzt werden.

In der Vorbereitung entstehen die Aufgabenstellung, die Datensätze oder Schnittstellen, die Bewertungskriterien und die Ansprache der Zielgruppe. Das ist Facharbeit und lässt sich nicht delegieren, weil nur jemand aus dem Fach eine Aufgabe formulieren kann, die in achtzehn Stunden lösbar und trotzdem interessant ist.

Während der Veranstaltung binden Betreuung, Moderation und Technik durchgehend Personen. Ein Team, das um zwei Uhr nachts an einer defekten Zugangsberechtigung hängt und niemanden erreicht, gibt auf. Diese eine Nacht entscheidet über die Hälfte der Ergebnisse.

Nach der Veranstaltung folgt der Teil, der am häufigsten ausfällt: Rückmeldung an alle Teams, persönliche Ansprache der interessanten Personen, Übergabe an die Personalabteilung, Nachverfolgung über Monate. Wer diesen Teil nicht einplant, hat eine Veranstaltung durchgeführt und keinen Kanal betrieben.

Preisgeld, Sachpreise und ihre Wirkung

Ein Preisgeld erzeugt Aufmerksamkeit in der Ankündigung und beeinflusst die Zusammensetzung weniger, als die Höhe vermuten lässt. Wer wegen des Preises kommt, kommt für den Preis; wer wegen der Aufgabe kommt, bleibt im Gespräch.

Beobachtbar ist ein Nebeneffekt: Hohe Preise ziehen erfahrene Teams an, die auf mehreren Veranstaltungen dieser Art unterwegs sind, mit eingespielten Abläufen und vorbereiteten Bausteinen. Diese Teams gewinnen häufig und sind selten an einer Anstellung interessiert.

Wirksamer sind Preise, die an das Thema gebunden sind: Zugang zu einem Gerät, ein Fachbuchpaket, die Teilnahme an einer Konferenz, ein Gespräch mit jemandem, den man sonst nicht erreicht. Sie kosten wenig und sprechen genau die Gruppe an, die man erreichen will.

Unabhängig davon gehören Preisgelder steuerlich und rechtlich sauber behandelt. Wie eine Auslobung einzuordnen ist, was bei Reisekostenerstattung gilt und wie Preise beim Empfänger zu behandeln sind, klärt eine steuerliche und rechtliche Beratung vor der Ausschreibung, nicht die Buchhaltung danach.

Die Aufgabenstellung entscheidet über die Teilnehmenden

Eine gute Aufgabe hat drei Eigenschaften. Sie ist in einem Satz erklärbar, sie hat mehr als eine sinnvolle Lösung, und sie berührt ein Problem, das im veranstaltenden Unternehmen tatsächlich existiert. Fehlt die dritte Eigenschaft, merken es die Teilnehmenden innerhalb einer Stunde.

Schlechte Aufgaben sind zu offen oder zu eng. Zu offen heißt: irgendetwas mit einem Themenfeld. Dann verbringen die Teams den halben Samstag mit der Frage, was sie eigentlich bauen. Zu eng heißt: eine Vorgabe, die faktisch nur eine Umsetzung erlaubt. Dann entstehen sechs sehr ähnliche Ergebnisse.

Der Unterschied liegt meist in den mitgelieferten Bausteinen. Ein zugänglicher Datensatz, eine dokumentierte Schnittstelle und ein lauffähiges Beispiel verkürzen die Anlaufzeit um Stunden. Ohne diese Vorarbeit geht ein Drittel der Veranstaltungszeit für Einrichtung drauf.

Wer keine eigene Schnittstelle hat, kann trotzdem veranstalten, muss die Aufgabe dann aber anders zuschneiden. Analyse, Entwurf und Konzept funktionieren als Aufgabe, verlangen aber andere Bewertungskriterien. Was Werkzeuge ohne Programmierung heute abdecken, ordnet der Beitrag über Werkzeuge ohne Programmierkenntnisse ein.

Betreuung während der Veranstaltung

Betreuung heißt nicht Anwesenheit. Ein Fachmensch, der am Rand sitzt und E-Mails beantwortet, ist keine Ansprechperson. Brauchbar ist der feste Rhythmus: alle drei Stunden an jedem Tisch vorbei, zwei Fragen stellen, weitergehen.

Die beiden Fragen lauten immer gleich. Woran arbeitet ihr gerade, und wo hängt es? Die zweite Frage ist die wichtige, weil Teams selten von sich aus um Hilfe bitten. Sie halten das Steckenbleiben für ihr eigenes Versagen und verlieren dabei vier Stunden an einem Problem, das jemand in zehn Minuten löst.

Gleichzeitig ist Betreuung die eigentliche Beobachtungsphase. Wer weitergibt, was er sieht, sollte es schriftlich tun, direkt am selben Tag, mit Namen und konkreter Beobachtung. Erinnerungen an ein Wochenende mit sechzig Menschen halten keine Woche.

Hackathon Recruiting: die Rechnung gegen den klassischen Kanal

Damit die Rechnung trägt, müssen beide Seiten dieselben Posten enthalten. Beim klassischen Weg zählen Anzeigenschaltung, Personalvermittlung, Arbeitszeit für Sichtung und Gespräche, Fahrtkosten und die interne Abstimmung. Beim Veranstaltungsweg zählen Vorbereitung, Durchführung, Betreuung und Nachbereitung, jeweils in Arbeitsstunden.

Größe	Veranstaltungsformat	Klassischer Kanal
Vorlauf bis zum ersten Kontakt	zwei bis drei Monate	Tage bis Wochen
Hauptkostenblock	eigene Arbeitszeit	externe Gebühren
Zahl der Kontakte	hoch, aber schwer steuerbar	steuerbar über Profil
Beobachtungstiefe	Arbeit unter realen Bedingungen	Gespräch und Probeaufgabe
Erreichbare Gruppe	nur mit freiem Wochenende	breiter
Zeit bis zur Einstellung	Monate, oft verzögert	Wochen
Nebenertrag	Sichtbarkeit, Produktideen	gering

Die vorletzte Zeile ist der Grund, weshalb die Rechnung so oft falsch aufgemacht wird. Wer vier Wochen nach der Veranstaltung bilanziert, sieht null Einstellungen. Wer nach neun Monaten bilanziert, sieht ein anderes Bild, weil die meisten Wechsel nicht am Montag danach stattfinden.

Was der klassische Kanal bei gleichem Budget liefert

Wird dieselbe Summe in den klassischen Weg gesteckt, kauft man Reichweite und Vorauswahl. Eine Personalvermittlung liefert Kandidatinnen und Kandidaten mit passendem Lebenslauf, geprüfter Verfügbarkeit und geklärter Gehaltsvorstellung. Das ist ein anderes Produkt als ein Wochenende mit sechzig Freiwilligen.

Der klassische Weg ist zudem planbar. Man weiß, wann geschaltet wird, wann Gespräche stattfinden und wann eine Entscheidung fällt. Diese Planbarkeit ist der eigentliche Wert, wenn eine Stelle unbesetzt ist und die Arbeit liegen bleibt.

Sein Nachteil liegt bei den Menschen, die gerade nicht suchen. Sie lesen keine Ausschreibungen, reagieren selten auf Direktansprache und wechseln, wenn ihnen ein Umfeld auffällt. Genau diese Gruppe erreicht ein gutes Fachformat, und deshalb schließen sich beide Wege nicht aus.

Die Kennzahlen, die man vorher festlegt

Ohne vorher festgelegte Kennzahlen wird nach der Veranstaltung die Zahl gefeiert, die zufällig gut aussieht. Fünf Größen genügen, und sie werden vor der Ausschreibung schriftlich festgehalten.

1. Qualifizierte Kontakte. Personen, deren Profil auf eine offene oder absehbare Stelle passt, nicht die Teilnehmerzahl.
2. Gespräche danach. Wie viele dieser Personen ein Gespräch außerhalb der Veranstaltung geführt haben.
3. Einstellungen im Jahr danach. Mit Datum, damit die Verzögerung sichtbar wird.
4. Gesamtaufwand in Stunden. Alle eigenen Stunden, nicht nur die am Veranstaltungswochenende.
5. Verbleib nach zwölf Monaten. Ob die so eingestellten Personen länger bleiben als die über andere Wege gewonnenen.

Die fünfte Größe ist die interessanteste und wird am seltensten erhoben. Sie beantwortet die Frage, ob der Kanal nicht nur füllt, sondern passend füllt.

Der Zeitraum zwischen Veranstaltung und Einstellung

Zwischen einem guten Wochenende und einer Unterschrift liegen in der Regel Monate. Der Grund ist banal: Die meisten Teilnehmenden sind gebunden, entweder durch ein Studium mit Abschlussdatum oder durch ein bestehendes Arbeitsverhältnis mit Kündigungsfrist.

Daraus folgt der wichtigste Teil des Ablaufs. Der Kontakt muss über diesen Zeitraum getragen werden, ohne aufdringlich zu sein. Bewährt hat sich ein Rhythmus von wenigen, klar begründeten Berührungspunkten: eine Rückmeldung zur Arbeit, später eine Einladung zu einem Fachtermin, später ein konkretes Angebot.

Wer stattdessen am Montag eine Standardnachricht mit Stellenanzeige schickt und danach nichts, hat den Kontakt verbraucht. Der Aufwand des Wochenendes verfällt dann komplett, und zwar für beide Seiten.

Die Nachbereitung, an der die meisten scheitern

Drei Schritte in der Woche danach entscheiden über den Ertrag. Erstens: Jede Person, die aufgefallen ist, bekommt eine persönliche Nachricht mit einer konkreten Beobachtung. Nicht ein Dank an alle, sondern zwei Sätze zur tatsächlichen Arbeit.

Zweitens: Die Beobachtungen der Betreuenden werden zusammengeführt und mit der Personalseite besprochen, samt einer Einschätzung, welche Rolle passen könnte. Ohne diesen Schritt bleiben die Notizen in Chatverläufen liegen.

Drittens: Die Ergebnisse und Rechte werden geklärt. Wem gehört der entstandene Code, was darf veröffentlicht werden, was geschieht mit den bereitgestellten Daten. Diese Punkte gehören in die Teilnahmebedingungen und damit vor die Veranstaltung; ihre Ausgestaltung ist eine rechtliche Frage und keine organisatorische.

Wie man Kontakte nach Veranstaltungen überhaupt hält, ohne im Verteiler zu ertrinken, beschreibt der Beitrag über den Aufwand rund um Branchenmessen.

Rechtliche und organisatorische Punkte vor der Ausschreibung

Vier Punkte gehören schriftlich fixiert, bevor die erste Anmeldung eingeht. Erstens die Rechte an den Ergebnissen, einschließlich der Frage, ob eingesetzte Fremdbausteine eine Weiterverwendung überhaupt zulassen. Zweitens der Umgang mit personenbezogenen Daten, von der Anmeldung bis zu Fotos.

Drittens der Versicherungsschutz und die Aufsichtspflicht, insbesondere bei Übernachtung vor Ort oder bei minderjährigen Teilnehmenden. Viertens ein Verhaltenskodex mit einer benannten Anlaufstelle, weil eine Veranstaltung über zwei Tage mit wenig Schlaf Konflikte erzeugt, die geregelt werden müssen.

Diese vier Punkte sind keine Formalie und keine Sache eines Vorlagentexts aus dem Netz. Sie gehören in eine juristische Prüfung, deren Aufwand überschaubar ist und die einmal erledigt für mehrere Ausgaben trägt. Eine allgemeine Einordnung der Personalgewinnung bietet der Überblick zur Personalbeschaffung, das Format selbst beschreibt der Artikel zum Hackathon.

Wann sich das Format nicht rechnet

Erstens, wenn sofort besetzt werden muss. Eine offene Stelle mit Schmerz im Team wartet nicht neun Monate auf einen Kanal mit unsicherem Ausgang.

Zweitens, wenn das gesuchte Profil nicht an diesem Format teilnimmt. Für erfahrene Fachkräfte mit Familie, für Vertriebs- und Führungsrollen und für regulierte Bereiche mit Zulassungsvoraussetzungen liefert das Wochenende keine Kontakte.

Drittens, wenn im Unternehmen niemand die fachliche Betreuung übernehmen kann. Ohne eigene Fachleute vor Ort entsteht eine Veranstaltung, die von einer Agentur durchgeführt wird und bei der niemand aus dem Haus jemanden kennenlernt. Das ist Werbung, und als Werbung darf sie auch abgerechnet werden.

Viertens, wenn das Unternehmen selbst noch keine belastbare Struktur für neue Leute hat. Wer niemanden ordentlich einarbeiten kann, verliert die gewonnenen Personen wieder. Was dafür nötig ist, steht im Beitrag über den Aufbau eines tragfähigen Teams.

Was übrig bleibt, wenn niemand eingestellt wird

Auch ohne Einstellung entstehen drei verwertbare Ergebnisse. Das erste ist eine Liste von Personen mit belegter Arbeitsprobe, die in einem Jahr wieder relevant sein kann. Diese Liste ist mehr wert als ein Stapel Lebensläufe, weil sie auf Beobachtung beruht.

Das zweite ist der Blick von außen auf die eigenen Werkzeuge. Wo sechzig fremde Menschen an derselben Stelle scheitern, liegt ein Dokumentationsproblem, und das betrifft nicht nur Gäste, sondern jede neue Person im Team.

Das dritte sind Ideen. Nicht die prämierten Ergebnisse, sondern die Umwege, die Teams gegangen sind. Regelmäßig steckt darin eine Nutzungsart, die intern niemand vorgesehen hatte, und die im nächsten Quartal in die Produktplanung wandert. Ähnliche Effekte beschreibt der Beitrag über Wettbewerbsformate und ihre Ideen.

Häufige Fragen

Wie viele Teilnehmende sind sinnvoll?

So viele, wie das eigene Team betreuen kann. Eine Veranstaltung mit dreißig Personen und drei Ansprechpersonen liefert mehr Beobachtungen als eine mit zweihundert Personen und derselben Besetzung. Die Zahl ist keine Erfolgsgröße.

Kann man das Format auch online durchführen?

Ja, mit anderem Ergebnis. Online sinkt der Aufwand und steigt die Reichweite, aber der beobachtbare Teil verschwindet fast vollständig. Als Personalkanal taugt die Onlinevariante deutlich weniger, als Ideenformat funktioniert sie.

Soll man offene Stellen während der Veranstaltung bewerben?

Zurückhaltend. Ein Hinweis am Anfang und eine Ansprechperson genügen. Wer zwischen den Blöcken Stellenanzeigen vorträgt, verändert die Stimmung und bekommt danach vorsichtigere Gespräche.

Lohnt sich die Teilnahme an fremden Veranstaltungen als Sponsor?

Als Einstieg oft mehr als eine eigene Ausgabe. Der Aufwand ist kleiner, man lernt das Format kennen, und mit einer eigenen Aufgabenstellung im Programm bekommt man einen großen Teil der Wirkung ohne die gesamte Organisation.

Wie geht man mit Teams um, die nur wegen des Preises kommen?

Gelassen. Sie stören nicht, sie gewinnen nur häufiger. Wer das vermeiden will, trennt die Bewertung: ein Preis für das Ergebnis, ein zweiter für Zusammenarbeit und Herangehensweise, vergeben von den Betreuenden.

Was kostet eine erste eigene Ausgabe?

Das hängt vollständig von Raum, Größe und Verpflegung ab und lässt sich nicht allgemein beziffern. Verlässlich ist nur die Aufteilung: Die eigenen Arbeitsstunden übersteigen in aller Regel die Sachkosten, und genau sie fehlen in den meisten Kalkulationen.

Als einziger Personalkanal trägt das Format nicht. Als zweiter Kanal neben dem klassischen Weg, mit einer echten Aufgabe, ausreichend Betreuung und einer Nachverfolgung über zwölf Monate, liefert es Kontakte, die auf keiner Ausschreibung reagiert hätten.